Formatos de documentos para empresas en Colombia
39 formatos organizados por tipo. Cada uno trae un ejemplo en PDF, los datos que debe llevar y se llena en minutos con la numeración, los cálculos y el valor en letras listos.
Comerciales
Cotizaciones, facturas de venta, cuentas de cobro, remisiones, pedidos y órdenes de compra en PDF, con el cálculo del IVA y las retenciones.
- CotizaciónPropuesta de precios de productos o servicios con validez, condiciones y aceptación del cliente.
- Factura de ventaFactura en PDF como borrador o respaldo comercial de tus ventas. No es factura electrónica de venta: si estás obligado a facturar, debes expedirla electrónicamente.
- Nota créditoDisminuye el valor de una factura por devoluciones, descuentos, anulaciones o ajustes.
- Nota débitoAumenta el valor de una factura por intereses, gastos adicionales o cambios de valor.
- Cuenta de cobroCobro de servicios u honorarios para personas naturales no obligadas a facturar, con datos de pago y declaraciones para la retención en la fuente.
- PedidoPedido del cliente con productos, precios, fecha de entrega y condiciones acordadas.
- RemisiónConstancia del despacho de mercancía al cliente: productos, cantidades y recibido a satisfacción.
- Acta de entregaConstancia de entrega de bienes, equipos u obras con su estado, seriales y firmas de quien entrega y quien recibe.
- Orden de compraPedido formal a un proveedor con productos, precios, condiciones de pago y entrega.
- Orden de servicioEncargo de un servicio a un proveedor o contratista: alcance, plazo, valor y condiciones.
- Factura proformaCotización formal con el valor de una venta futura, para anticipos, trámites bancarios o de importación.
Contables y tesorería
Recibos de caja, comprobantes de egreso y de pago, notas de contabilidad con el PUC, caja menor y certificados de retención en PDF.
- Documento soporteRespaldo de compras a proveedores no obligados a facturar, con retenciones y neto a pagar.
- Recibo de cajaSoporte del dinero que recibe la empresa: abonos de clientes, anticipos y otros ingresos.
- Comprobante de egresoSoporte contable de cada salida de dinero: pagos a proveedores, empleados y otros gastos.
- Comprobante de pagoConstancia sencilla de un pago realizado, firmada por quien recibe el dinero.
- Comprobante contableAsiento de partida doble con cuentas del PUC para causaciones, ajustes, provisiones y notas contables.
- Recibo de caja menorSoporte de cada gasto pagado en efectivo con el fondo de caja menor.
- Reembolso de caja menorRelación de los gastos pagados con la caja menor para solicitar la reposición del fondo.
- Certificado de retenciónCertificado de las retenciones en la fuente, de IVA o de ICA practicadas a un proveedor en un período.
Laborales
Desprendibles de nómina, liquidaciones de contrato y de vacaciones, certificados laborales, contratos de trabajo y cartas de terminación.
- Desprendible de nóminaDetalle del pago de un período: salario, auxilio de transporte, horas extra, recargos, aportes y deducciones.
- Liquidación de contratoLiquidación final del contrato de trabajo: cesantías, intereses, prima, vacaciones e indemnización.
- Liquidación de vacacionesPago de vacaciones disfrutadas con días hábiles, festivos, fecha de regreso y aportes.
- Certificado laboralConstancia de la relación laboral con cargo, tipo de contrato, fechas y salario.
- Contrato de trabajoContrato laboral a término indefinido, fijo o por obra o labor con las cláusulas esenciales.
- Carta de terminación de contratoComunicación de terminación del contrato de trabajo: sin o con justa causa, no renovación, período de prueba o aceptación de la renuncia.
Legales y financieros
Pagarés, cartas de instrucciones, letras de cambio, contratos de prestación de servicios, paz y salvos, certificaciones y constitución de S.A.S.
- PagaréTítulo valor con la promesa incondicional del deudor de pagar una suma de dinero en una fecha.
- Carta de instruccionesAutorización del deudor para llenar un pagaré firmado con espacios en blanco (art. 622 del Código de Comercio).
- Letra de cambioTítulo valor en el que la empresa ordena al deudor (girado) pagar una suma en una fecha.
- Recibo de arrendamientoConstancia del pago del canon de arrendamiento de un inmueble por un período.
- Paz y salvoConstancia de que un cliente, proveedor o trabajador no tiene deudas pendientes con la empresa.
- Contrato de prestación de serviciosContrato civil con un contratista independiente: objeto, plazo, honorarios, entregables y obligaciones, sin relación laboral.
- CertificaciónCertificaciones comerciales, contables o de ingresos firmadas por la empresa o su contador.
- Constitución de S.A.S.Documento privado de constitución de una sociedad por acciones simplificada (Ley 1258 de 2008) con estatutos básicos, capital, accionistas y representación legal.
Transporte e importación
Remesas terrestres, manifiestos de carga, órdenes de cargue, guías de envío, listas de empaque e instrucciones de embarque.
- Remesa terrestre de cargaSoporte de la carga que se entrega para transportar: remitente, destinatario, ruta, mercancía y condiciones del servicio.
- Manifiesto de cargaRelación del viaje: vehículo, conductor, remesas que transporta y valores del flete (formato informativo).
- Orden de cargueAutorización para cargar mercancía en un vehículo: lugar, fecha, vehículo, conductor y carga.
- Guía de envíoGuía para enviar paquetes: destinatario, dirección, contenido, peso, valor declarado y forma de pago.
- Lista de empaqueDetalle de los bultos de un despacho nacional o de exportación: contenido, pesos neto y bruto, dimensiones y marcas.
- Instrucciones de embarqueInstrucciones al agente de carga o transportador: consignatario, puertos, Incoterm, carga, flete y documentos requeridos.